Akquise-Anschreiben, die überzeugen

Samstagmorgen… Gerade willst du in ein Croissant beißen, als dir einfällt, dass du noch nicht beim Briefkasten warst. Du schlüpfst in Bademantel und Pantoffel, schlurfst los in der Hoffnung, die Nachbarin sieht dich nicht in dem Aufriss. Quietschend öffnest du deinen Briefkasten, überfliegst deine Tagespost und da steht es, dick und fett, unübersehbar: Frau Schlotterbeck. FRAU. Das Möbelhaus, in dem du kürzlich Infos für einen neuen Wohnzimmerschrank angefordert hast, hat dich mal schnell einer Geschlechtsumwandlung unterzogen. Autsch.

Jeder, der Werbebriefe nicht gleich im Papierkorb versenkt und immerhin einen Blick ins Innenleben des Kuverts riskiert, kann hier sicherlich noch weitere Stilblüten zum Besten geben. Da fehlt hier mal ein Buchstabe im Namen, der Betreff klingt, als wäre das Anschreiben aus einem Beamtenbüro von vor 50 Jahren oder der Absender verzichtet gleich gänzlich auf eine persönliche Anrede. „An die Bewohner des Haushaltes“… du kennst das.

Wenn du nicht möchtest, dass deine Akquise-Anschreiben ungelesen im Mülleimer landen, dann lerne aus den Fehlern anderer und überzeuge deine Interessenten durch eine professionelle und sympathische Ansprache. Und so geht’s:

1. Keine Macht dem Fehlerteufel

Man weiß heute, dass der eigene Name der Bestandteil in Werbebriefen ist, den die Leser als erstes gründlich unter die Lupe nehmen. Und nichts trifft deinen Empfänger/deine Empfängerin mehr, als wenn sich genau hier der Fehlerteufel breit gemacht hat.

Ganz klar: Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler – und in den meisten Fällen wurde der Name eben falsch in die Datenbank getippt. Wenn du diese Fehlerquote nicht zu 100 Prozent abschalten kannst, so sorge dafür, dass die Empfänger-Daten regemäßig bereinigt und überprüft werden.

2. Sprich den Leser persönlich an

„An die Handybesitzer in der Blumenstraße 6“. Ganz ehrlich – fühlst du dich hier persönlich angesprochen? Natürlich nicht. Das riecht zehn Meter gegen den Wind nach Werbung und du wirst das Akquise-Anschreiben mit großer Wahrscheinlichkeit nicht öffnen.

Versuche daher immer, einen Ansprechpartner zu ermitteln und diesen persönlich anzusprechen. Bei B2B-Kontakten macht es übrigens auch Sinn, die Privatadresse des Empfängers zu erfragen. Das erhöht deine Chancen, dass dein Brief gelesen wird und nicht beim Aussortieren der Firmenpost von der Sekretärin abgefischt und weggeworfen wird.

3. Drücke dich einfach aus

Wenn wir Fremden schriftlich etwas mitteilen wollen, geraten wir oft in Versuchung, dies besonders hochtrabend, geschwollen – und damit staubtrocken rüberzubringen. Kleiner Tipp: Stell dir vor, du sitzt mit deinem besten Kumpel bei einem Guinness im Pub und erzählst ihm von deinem neuen Produkt. Wenn deine Beschreibung so ist, dass dein Freund auch nach dem dritten Guinness noch versteht worum es geht, hast du alles richtig gemacht.

Versuche also beim nächsten Akquise-Anschreiben, eine stilvolle, aber dennoch leicht verständliche Sprache zu verwenden. „Bezugnehmend auf unser Gespräch auf der Messe XY übersenden wir Ihnen…“  – das klingt schrecklich angestaubt.

Schreibe doch lieber: „Danke für das sympathische Gespräch am xxx in xxx. Wie besprochen erhalten Sie…“. Auch hoch gebildete, intelligente Menschen lesen gerne einfache Texte – das ist Fakt. Du musst hier wirklich keinen Buchstaben-Tango aufs Parkett legen.

4. Betreff oder nicht Betreff – das steht außer Frage

Ein Akquise-Anschreiben ohne Betreff!? Niemals – denn hier verschenkst du wertvolle Chancen, das Interesse deines Kunden zu wecken. Der Betreff ist eines der ersten Bestandteile im Anschreiben, welches der Leser sofort überfliegt. Achte darauf, dass du die wichtigsten Informationen gleich an den Anfang stellst. Versuche jedoch nicht, alles in den Betreff zu packen – konzentriere dich auf das Wichtigste. Hier ein Beispiel:

So nicht: Am 23. Oktober Seminar „Effektive Akquise-Briefe schreiben“ gratis

So geht’s: Gratis-Seminar „Effektive Akquise-Briefe schreiben“ am 23. Oktober

5. Achte auf einen klaren Textaufbau

Bitte liefere deinem Kunden oder Interessenten keine Textwüste. Keep it short and simple! Schreibe in einem positiven Stil, spreche den Kunden persönlich an und vergiss nicht: In der Kürze liegt die Würze. Unterteile den Text in Absätze, die nicht mehr als vier oder fünf Zeilen umfassen sollten. Denn: Sprachkürze gibt Denkweite!

Nutze Aufzählungen, um Struktur in den Text zu bekommen und hebe wichtige Informationen hervor, damit sie schnell erfasst werden. Leser überfliegen oft den Text und „scannen“ ihn im Schnelldurchlauf ab. Stelle also sicher, dass ihre Augen an den richtigen Stellen „kleben“ bleiben.

Merke:

Hervorhebungen im Text oder Wörter wie „NEU“ wirken wie Bilder im Gehirn. Und beim schnellen Überfliegen eines Textes haben Bilder immer Vorrang.

Versuche außerdem, das Akquise-Anschreiben auf eine DIN A4-Seite zu beschränken bei einer Schriftgröße von ungefähr 11 Punkt. Zwei Gründe dafür: Erstens nimmt das Interesse ab, wenn der Text eine Seite überschreitet. Zweitens eröffnet dir dieses Vorgehen gestalterisch gesehen Vorteile: Das P.S. wirkt besser auf einem einseitigen Anschreiben und du könntest die Rückseite als Rücklaufelement nutzen, zum Beispiel als Bestellblatt oder als Informations-Anforderung.

6. Vermeide „Insider“ und Abkürzungen

Du willst mit deinem Anschreiben das Interesse deines Kunden wecken und ihn zu einer Aktion bewegen. Damit dir das gelingt, versetze dich zunächst in deinen Kunden beziehungsweise deine Zielgruppe. Ein Arzt möchte beispielsweise anders angesprochen werden als ein Schreinermeister.

Vermeide im Text möglichst Anglizismen – vor allem dann, wenn du es mit einem Traditionsunternehmen zu tun hast. Und noch ein Aspekt: Interne Begriffe oder Abkürzungen sind dir und deinen Kollegen geläufig und bekannt, für deinen Kunden sind sie jedoch nichts anderes als „Fach-Chinesisch“. Und was macht ein Kunde mit einem Text, den er nicht versteht? Genau, ab in Ablage „P“…

7. Call-to-Action

Dein Anschreiben verfolgt mit großer Wahrscheinlichkeit das Ziel, deinen Kunden zum Kauf oder zumindest zu einer Art von Dialog zu bewegen. Rede deshalb nicht nur um den heißen Brei, sondern komm zum Punkt. Und zwar am Ende des Anschreibens. Du hast ihm im Fließtext all seine Vorteile und seinen Nutzen aufgezeigt, den er durch dein Produkt erhält? Prima, dann setze nun eine konkrete Aufforderung.

Beispielsweise so: „Melden Sie sich am besten gleich an“. Oder „Probieren Sie es doch gleich aus.“ Oder „Nutzen Sie jetzt Ihre Testversion“. Wusstest du, dass das P.S. in einem Anschreiben, gleich nach dem Namen und dem Betreff der meist gelesene Absatz ist? Es macht daher Sinn, die Kaufaufforderung genau dahin zu packen. Vielleicht farbig hinterlegt oder zumindest fett gedruckt.

8. Sag sympathisch „servus“

Kennst du auch diese Absender, die gerne mit freundlichen Grüßen „verbleiben“…? Das klingt in etwa so, als würdest du auf den nächsten Zug warten. Auf dem Flughafen. Diese Floskel taucht immer wieder auf und das, obwohl sie schon vor zehn Jahren abgedroschen war und nun wirklich alles andere als aktiv klingt.

Schreibe doch lieber: „Herzliche Grüße“, „Beste Grüße“ oder ganz einfach „Freundliche Grüße“.

Du willst ein Anschreiben an mehrere Kunden versenden, um sie beispielsweise zu einem Event einzuladen? Dann empfehle ich dir, mit einem CRM-System zu arbeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand. CRM-Systeme helfen dir dabei, sämtliche Kundenbeziehungen und Korrespondenzen im Auge zu behalten. Und nur mit einem entsprechenden System gelingt es dir – ab einer größeren Anzahl von Kunden – diese persönlich und gezielt anzusprechen.

Das A und O für ein erfolgreiches Akquise-Anschreiben ist die Daten-Selektion im Vorfeld. Damit du diese Funktion nutzen kannst, ist es wichtig, dass du wirklich alle Informationen rund um deinen Kunden sammelst und im System erfasst.

• In welcher Region wohnt / arbeitet dein Kunde?
• In welcher Branche ist dein Kunde tätig?
• Ist er selbständig oder Angestellter?
• Welche Produkte interessieren ihn besonders?
• Was hast du beim letzten Telefonat über ihn erfahren?

So kannst du deine Kunden im Rahmen einer Mailingaktion nach speziellen Attributen eingrenzen und deine Suchanfragen anpassen. Das erhöht deine Chancen, dass du mit deinem Akquise-Anschreiben genau den Nerv deines Zielobjektes triffst.

Kunden-Akquise mit System – ein kleines Beispiel:

Du veranstaltest in ein paar Wochen ein Seminar zum Thema Mitarbeiterführung und möchtest per Akquise-Anschreiben geeignete Kunden dazu einladen. Die Veranstaltung findet regional statt und dauert nur einen Tag – daher kommt es wahrscheinlich nur für Kunden in Frage, die sich in deinem Dunstkreis befinden – sagen wir bis maximal 250 km Entfernung. Auch das Thema an sich spricht ein eindeutiges Klientel an, nämlich Unternehmer und Führungskräfte. Einen Angestellten mit dieser Thematik einzuladen macht wenig Sinn.

Anhand des CRM-Systems kannst du nun eine Kundenselektion vornehmen und dir eine Adressenliste mit der Art von Personen anzeigen lassen, die zu deiner Veranstaltung passen.

Zielkundenlisten im CRM-System

Zielkundenlisten im CRM-System sind Empfängerlisten, die eine Selektion von Kontakten enthalten. Das können zum Beispiel alle Kontakte mit einem Newsletter-Opt-In sein. Oder alle Kontakte, die eine bestimmte Firmenrolle innehaben, z. B. Geschäftsführung. Die Kriterien sind beliebig. Mithilfe dieser Zielkundenlisten lassen sich Akquise-Anschreiben automatisch an alle in der Liste enthaltenen Kontakte versenden. Das spart Zeit. Und das ganz besonders, wenn die Zielkundeliste dynamisch, z. B. über ein Website-Formular gefüllt wird.

Um in der täglichen Kunden-Korrespondenz Zeit zu sparen, ist es sinnvoll für Routine-Schreiben Textbausteine anzulegen. Beziehungsweise ganze Musterbriefe, die dann eben nur noch angepasst werden müssen.

Der Vorteil: Du musst dir nicht jedes Mal aufs Neue den Kopf zerbrechen, wie du ein und dasselbe Thema zu Papier bringst und im Vertretungsfall haben Kollegen es leichter, die richtigen Worte zu finden. Gerade wenn in einem Unternehmen viel Wert auf ein einheitliches Wording gelegt wird, ist dies ein wichtiger Punkt, um „Wildwuchs“ in der Kommunikation zu vermeiden.

Wie du siehst, ist es gar nicht so schwer, Akquise-Anschreiben richtig zu gestalten. Das Wichtigste dabei ist eine gute Datenpflege, ein bisschen Fingerspitzengefühl für die Belange deiner Kunden und eine Portion Herzblut beim Texten. Und mit dem passenden CRM-System kann wirklich nichts mehr schief gehen.

Viel Erfolg bei der Kunden-Akquise!

Deine Karin Bayer,
Freiberufliche Texterin und Marketer bei Toolendo