Seminarverwaltung

Wer hin und wieder Seminare organsiert, der weiß: eine atemberaubende Location, reibungslose Abläufe und ein halbwegs kreatives Konzept reichen bei weitem nicht mehr aus, um ein nachhaltig zufriedenstellendes Seminar-Erlebnis zu schaffen.

Teilnehmer oder Gäste einer Veranstaltung sind verwöhnt und erwarten mehr als das Übliche. Es braucht schon viel an Erfahrung, Kreativität und Grips, um die Teilnehmer selbst, aber auch Referenten glücklich zu machen.

Und trotz vermeintlich guter Planung: shit happens. Auch wenn du dein Seminar noch so gut planst, können Missgeschicke passieren. Hier ist wichtig, dass du daraus lernst und nicht dieselben Fehler beim nächsten Mal wieder machst.

Es lohnt sich daher, sich mit typischen Stolperfallen zu befassen – mit „den Klassikern“ der Organisations-Fauxpas, um genau diese ein für alle Mal zu eliminieren.

1. Für wen ist das Ganze und vor allem: warum?

Eine gute Seminar-Idee zu haben, ist nur die halbe Miete, wenn du dir nicht gleichzeitig Gedanken über die Zielgruppe dafür machst.

• Werden deine Gäste Geld für dein Seminar ausgeben? Wenn ja, wie viel?
• Oder soll es eine kostenfreie Veranstaltung werden? Dann mache dir Gedanken darüber, wie deine Gäste dein Produkt oder deine Dienstleistung kaufen werden, die du anbietest.

Auch wenn es aufwendig klingt: Führe mit deinem Team eine Marktanalyse durch, um abzuchecken, wie groß das Interesse für dein Seminar ist. Ziehe dazu vielleicht auch Ticketverkäufe vorangegangener Veranstaltungen hinzu und lass die früheren Erfahrungen in das Konzept einfließen. Beschäftige dich mit Fragen wie:

• Wer ist meine Zielgruppe?
• Welche Erwartungen haben potenzielle Interessenten?
• Wieviel würden sie für ihr Ticket bezahlen?
• Und wie erreiche ich diese Personen am besten?

2. Mehr ist mehr? Nicht beim Programm.

Bei der Seminar-Gestaltung neigen viele dazu, das Programm regelrecht vollzustopfen, ganz nach dem Motto: viel hilft viel – und so wird die Veranstaltung oft unnötig aufgeblasen.

Besser als heiße Luft: Achte auf die Bedürfnisse deiner Zielgruppe. Die wenigsten Menschen haben Zeit, sich eine mehrtätige Veranstaltung zu leisten. Aus Erfahrung kann ich sagen: Es ist weniger der Teilnahmepreis an sich, der über das Ja oder Nein entscheidet, sondern vielmehr der Faktor Zeit. Oft passiert es, dass Vorträge und Workshops zu lange dauern und auch thematisch nicht optimal den Nerv der Zuschauer treffen.

Qualität vor Quantität: Ein halber Tag, der den Teilnehmern echten Nutzen bietet, stößt erfahrungsgemäß auf mehr Resonanz als ein mehrtätiges Fiasko aus einschläfernden Vorträgen und langatmigen Workshops. Schiebe deine eigenen Vorstellungen beiseite und konzentriere dich auf die Interessen und aktuellen Herausforderungen deiner Zielgruppe. Nutze auch hier wieder die Erkenntnisse aus der vorangegangenen Analyse.

3. Vielleicht nicht praktisch, aber guck doch, wie schön.

Einer der wichtigsten Punkte überhaupt bei der Planung deines Seminares, ist die Location dafür. Nimm dir für diese Aufgabe ausreichend Zeit. Gebe dich hier niemals mit einer zweitbesten Option zufrieden. Der schönste Ausblick mit Bergpanorama hilft nichts, wenn die Raumakustik miserabel ist. Oder die Möbel ranzig sind. Oder die Anzahl der Parkplätze für Frustration sorgt.

Bedenke: Die Location muss zu deinem Event passen – niemals umgekehrt. Ein abgelegenes Tagungshotel im Grünen sorgt vielleicht für ein schönes Ambiente, aber möglicherweise wäre ein Ort mit hervorragender Infrastruktur in Flughafennähe für deine Teilnehmer praktischer.

4. Wenn das Croissant mehr Fans hat als der Speaker.

Das Programm selbst ist der Hauptgrund, warum Teilnehmer sich für dein Seminar entscheiden. Alles was deine Gäste brauchen um glücklich zu sein, sind mitreißende Redner, nutzwerte Vorträge und Workshops und – wie sollte es anders sein – richtig gutes Essen.

Die Kunst besteht nun darin, alles perfekt aufeinander abzustimmen. Dabei passiert es hin und wieder, dass man bei all den tollen Angeboten, die einem ins Haus flattern, den Überblick verliert und somit der rote Faden, sprich das Konzept, flöten geht. Der Fokus der Veranstaltung sollte klar bei den Vorträgen, Podiumsdiskussionen und Workshops liegen.

Das Catering sollte die positiven Eindrücke, die deine Teilnehmer hier sammeln untermalen. Und dafür sorgen, dass sich deine Gäste während der Pausen wohl fühlen und sich gut unterhalten. Entscheide dich für leichtes Fingerfood, welches nebenbei schnabuliert werden kann und nicht für das gefürchtete Suppenkoma sorgt.

Klingt komisch, ist aber so: Bekommst du im Nachhinein vor allem positives Feedback für dein Catering, heißt das in den meisten Fällen, dass die Vorträge eher uninteressant waren… Essen und Trinken sollten demnach angenehmes Beiwerk sein, aber niemals das Hauptprogramm in den Schatten stellen.

5. Wenn der Ticket-Ticker einfach nicht tickert.

„Unser Seminarprogramm klingt soooo toll – die Leute werden uns die Bude einrennen!“ Ja, diese Annahme kommt leider oft vor. Aber nein. Kein Event füllt sich von alleine, nur weil es so fantastisch klingt. Tausende von Marketing-Informationen prasseln täglich auf jeden von uns ein. Da kann dein Seminar schnell untergehen, wenn du nicht mit wirklich guter Werbung gegensteuerst.

Was du brauchst ist eine ordentliche Kampagne, die deine Ziele, deine Zielgruppe, die Schlüsselbotschaften sowie die Frequenz der Werbeaktionen beinhaltet. Außerdem auch ein Kontrollsystem, das es dir ermöglicht, relevante Kennzahlen auszuwerten.

Ja, richtig gelungene Seminare auf die Beine zu stellen, ist kein Zuckerschlecken. Die gute Nachricht: Es gibt viele digitale Seminar-Tools, die dir die Arbeit erleichtern und dir dabei helfen, den Überblick zu behalten.

Während du dir bei kleineren Veranstaltungen vielleicht noch mit Excel und Notizzetteln helfen kannst, kommst du bei komplexeren Events nicht um eine professionelle Seminar-Software herum. Spätestens dann, wenn die quietschgelben Post-it’s dir endgültig den Blick auf deinen Bildschirm versperren.

Es macht beispielsweise Sinn, deine Veranstaltung auf einer Landingpage zu präsentieren, Möglichkeiten zur Online-Anmeldung zu schaffen, professionell gestaltete E-Mail-Einladungen zu versenden, Gästelisten online zu verwalten, und und und.

Professioneller Online-Auftritt:

Mit einer individuell gestalteten Landingpage kannst du sämtliche Anfragen und Rückmeldungen deiner Gäste entgegennehmen. Hier kannst du auch alle Infos rund um Programmablauf, Referenten, Anfahrt und Übernachtungsmöglichkeiten bereitstellen.

Zudem lassen sich Formulare erstellen, über die du spezielle Infos abfragen kannst, zum Beispiel Essenswünsche, Hotelzimmer-Buchungen oder ähnliches. Meldet sich ein Gast online zu deinem Seminar an, wandert dieser automatisch auf deine Gästeliste und erhält postwendend eine Anmeldebestätigung per Mail. Ultra praktisch…

Online-Ticketing

Mit ein paar Klicks und ganz ohne Programmier-Kenntnisse lassen sich mit Seminar-Software-Lösungen Ticketshops erstellen. Lege hier verschiedene Ticket-Kategorien mit unterschiedlichen Preisen oder Kontingenten an. Auch Aktionscodes und verschiedene Rabattierungen können hier meist berücksichtigt werden.

Online-Marketing

Selektiere die Zielgruppe für dein Seminar, um sie anschließend beispielsweise per Newsletter einzuladen. Hier ist es wichtig, auf eine persönliche Ansprache zu achten und die E-Mail so individuell wie möglich zu gestalten. Ein paar passende Bilder, vielleicht ein Video aus dem vorangegangenen Seminar, begeisterte Teilnehmerstimmen – Newsletter-Systeme lassen kaum Wünsche offen, wenn es um die Gestaltung der Inhalte geht.

Seminar-Programm planen

Erstelle digital deine Programm- und Ablaufpläne. Verwalte gleichzeitig Raumbelegung, Aufbau, Catering-Angebote und vieles mehr. Auch Themen und Referenten lassen sich online verwalten.

Alle wichtigen Dokumente können an einem nachvollziehbaren Ort gespeichert werden: Kundenkonten, Vorträge, Referenten, Bestellungen und vieles mehr. Alles übersichtlich und klar geordnet – das schaffen weder Leitz-Ordner noch Excel-Listen.

Budgetplanung

Bevor du dir über Location und Termin Gedanken machst, solltest zu zuerst ein Budget festlegen. Natürlich kannst du deine Veranstaltung nicht bis zum letzten Cent im Voraus planen, aber: Es gibt bestimmte Kostenarten, die du überschlagen solltest, um im Nachhinein keine bösen Überraschungen zu erleben. Die Kalkulation der Fremdleistungskosten, also beispielsweise Honorare für Referenten, kannst du meistens den Dienstleistern selbst überlassen – sie verfügen über entsprechende Erfahrung.

Frag am besten mit einem aussagekräftigen Briefing mehrere Wettbewerber an, um das beste Angebot zu erhalten. Etwas aufwendiger ist die Berechnung der Selbstkosten. Was kommt hier auf dich zu? Ist es ein Routine-Seminar? Oder planst du etwas Exklusives? Deine Veranstaltung sollte in jeder Hinsicht ein Gewinn werden. Auch hier helfen dir digitale Seminar-Tools mit integriertem Rechnungswesen, die viele Vorgänge automatisieren.

Erinnerungsfunktion

Sind die ersten Schritte getan, kann man sich mit digitalen Seminar-Lösungen relativ entspannt zurücklehnen, denn Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts Wichtiges vergessen wird.

Deine Schulung war ein voller Erfolg? Herzlichen Glückwünsch! Dann nimm dir kurz Zeit, um ein Resümee zu ziehen. Welche Gäste haben tatsächlich teilgenommen? Wie war die Stimmung, wie zufrieden waren die Teilnehmer? Gibt es Feedback in Form von Fragebögen? Und wie sieht es mit den Finanzen aus – wurde das Budget eingehalten? Auch hier gibt es tolle Möglichkeiten, das gelaufene Seminar grafisch darzustellen und auszuwerten.

Abschließend lässt sich sagen: Seminare sind und bleiben Überraschungspakete. Je größer und komplexer die Veranstaltungen aufgezogen werden, desto mehr Stolperfallen tauchen im Ablauf auf. Deshalb ist es wichtig, sich schon im Vorfeld ausreichend Zeit für eine fundierte Planung zu nehmen, um dann nicht bei der kleinsten Störung ins Straucheln zu geraten.

Bei kleineren Veranstaltungen kann es reichen, sich mit Excel & Co. zu behelfen. Gehört das Seminarmanagement aber zu deinem täglich Brot und werden die Workshops zunehmend komplexer, dann rate ich dir, auf Seminar-Software zu vertrauen.

Wir von bundlebee wünschen dir viel Erfolg für deine Seminare, begeisterte Teilnehmer und ein volles Haus!